Dalam
melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering mengalami kesulitan dalam membagi
waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh pimpinan
maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu tugas tersebut
dan juga dapat membantu dan mengatur waktu serta kegiatannya. Pada situasi
seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris. Sekretaris dapat menjadi konfiden pertama bagi
pimpinannya, tempatnya merundingkan hal-hal yang bersifat rahasia, tempatnya
membicarakan rencana-rencana dan mendiskusikan serta mendelegasikan berbagai
masalah bisnis.
Sekretaris
mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan,
apabila sekretaris tadi tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi
tenaga, pikiran, dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Dewasa ini
kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting
disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang
kompleks. Dengan sendirinya pimpinan tidak dapat mengendalikan perusahaan atau
bawahannya dengan langsung. Hal inilah yang sering membawa akibat operasi
perusahaan berjalan lambat.
Sudah
merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu pimpinan
semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada pimpinannya,
agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan profersional.
Adapun
peranan sekretaris terhadap atasan/pimpinan dapat diketahui sebagai
berikut:
1. Sebagai
perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang
yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
2. Sebagai
sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan
tanggung jawab.
3. Sebagai
pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
4. Alternatif
pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
5. Sebagai
faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
6. Penentuan
kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai
pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
7. Memberikan
rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
8. Menerima
pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
9. Mengadakan
pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan dan mengetahui
kelemahan dan kehendak bawahan.
Seorang
sekretaris mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal
maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan
informasi informal yaitu informasi yang berhubungan dengan segala hal
diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan
pekerjaan.
Alternatif
pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide merupakan peranan yang sangat penting
bagi sekretarsi, karena sekretaris dapat membantu pimpinan dalam memberikan
ide-ide yang baik sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dan
menghemat tenaga dan waktu.
Daftar
pustaka
Saiman. 2002. Manajemen
Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Sunarto dan
Ratnawati, Eti. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Amus.
