Cintoko's World: NOTA DINAS

Berhubung admin jurusan Administrasi Perkantoran dan diwajibin ngerti tentang Korespondensi Dinas, Admin mau share tentang salah satu jennis korespondensi Dinas yaitu Nota Dinas.

A. PENGERTIAN NOTA DINAS

Menurut KBBI Online, Nota Dinas adalah alat komunikasi intern antar pejabat satuan organisasi yg memuat atau berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan, dan sebagainya; surat resmi yang bersangkutan dengan organisasi atau instansi . Sedangkan menurut Tata Naskah Dinas Lembaga Sabdi Negara, Nota Dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

Nota Dinas adalah surat yang di buat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisikan catatan singkat suatu pokok persoalan. Surat Tugas atau Nota Dinas merupakan surat penunjukan kepada seseorang yang namanya tertera dalam surat tersebut untuk ditugaskan atau dengan tugas tertentu sebagaimana isi surat tersebut. Surat Dinas, salah satu alat komunikasi yang tertulis yang digunakan untuk menyampaikan warta tentang kedinasan, dibuat oleh pejabat organisasi/instansi pemerintah. Surat dinas ini yang akan dijadikan bukti hukum untuk setiap tindakan yang diambil dalam suatu organisasi pemerintahan ataupun perusahaan swasta.

Surat ini biasanya berisi penunjukan tugas dan tanggungjawab baru dan tempat kerja yang baru. Terkadang nota dinas ini di identikan dengan surat tugas perjalanan dinas untuk organisasi atau lembaga pemerintahan. Biasanya nota dinas ini juga sering disebut dengan memo. Memorandum sendiri memiliki arti bentuk surat tak resmi yang bersifat kedinasan dan digunakan sebagai alat komunikasi diantara lingkungan kedinasan. Didalam kepala atau kop sebuah memo cukup nama organisasi atau unit kerja.

B. HAL YANG ADA DALAM NOTA DINAS

Bentuk dan susunan serta kalimat-kalimat yang digunakan dalam Surat Tugas atau Nota Dinas ini tentu sama dengan contoh surat resmi lain. Surat ini diawali dengan kop surat (kepala surat), kemudian judul surat beserta nomornya, pembukaan, isi surat dan terakhir penutup. Beberapa informasi yang ada dalam surat ini antara lain yaitu:
1. Dasar pemberian tugas,

2. Data diri penerima,

3. Detail tugas yang diberikan

C. BAGIAN-BAGIAN NOTA DINAS

Nota Dinas terdiri dari

1. Kepala Nota Dinas

2. Pembuka

3. Isi

4. Penutup

Nota dinas terdiri atas 4 paragraf.

1. Paragraf 1 : berisi kepala Nota Dinas.

Pencetakan kepala Nota Dinas dibuat sama dengan ketentuan pada kepala Surat Dinas.

2. Paragraf 2 : pembuka Nota Dinas terdiri atas :

a. Kata Nota Dinas.

b. Nomor

c. Tujuan Nota Dinas.

Didahului dengan kata “Yth”, diketik dari sebelah kiri 15 space dan berjarak 3 kait dari nomor.

d. Asal Nota Dinas.

Didahuluii dengan kata dari, diketik berjarak 1 ½ kait dibawah dan space dengan kata yth.

e. Hal Nota Dinas,

Kata nota dinas diketik dengan huruf capital berjarak kait dibawah dan simetri dengan kepala nota. Bahkan nomor diketik berjarak 1 ½ kait.

3. Paragraf 3 : berisi isi Nota Dinas.

Awal kalimat isi nota Dinas diktik berjarak 4 ½ kait dibawah dan space dengan kata hal.

4. Paragraf 4 : Berisi penutup Nota Dinas yang terdiri atas :

a. Nama jabatan penanda tangan

b. Tanda tangan

c. NIP

d. Cap

e. Tembusan

Surat resmi ini pada bagian akhir ditandatangani oleh penanggungjawab atau yang mempunyai wewenang. Selain itu pada bagian akhir, juga dicantumkan tembusan surat tersebut.

D. HAL-HAL PENTING DALAM PEMBUATAN NOTA DINAS

1. Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.

2. Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi.

3. Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun

E. CONTOH NOTA DINAS

LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PENGEMBANGAN PROFESI INDONESIA

CABANG TANGERANG

Jln. Jend. Gatot Subroto No. 07 – 09. Cimone

Tangerang

NOTA DINAS

No. 14/TNG.ND.01/V/2007

Kepada : Yth. Drs. Wahyono

Dari : Ketua Jurusan Office Management

Hal : Revisi Kurikulum

Sehubungan dengan akan dimulainya tahun ajaran 2007-2008 yang semakin dekat dan dipandang perlu untuk melakukan revisi kurikulum untuk mengikuti perkembangan dunia usaha yang semakin ketat maka dengan ini kami menugaskan kepada Bapak/Ibu yang namanya tercantum di atas untuk mengadakan revisi kurikulum bidang studi Korespondensi Bisnis indonesia.

Kami berharap tugas ini dapat Bapak/Ibu selesaikan paling lambat 2(dua) minggu setelah nota tugas ini.

Demikian nota tugas ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Tangerang, 10 Mei 2007

Ketua Jurusan Office Management

Drs. Zein Ahmad