ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN

PEMBAHASAN

A.  PENGERTIAN ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN

administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Menurut The Liang Gie, Administrasi ket tausahaan adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. pola perbuatan dalam kegiatan ketatausahan meliputi:

1.      Menghimpun segala keterangan yang di perlukan.

2.      Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan ataupun dalam audio visual secara manual maupun elektronik sehingga dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3.      Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun untuk dapat disajikan sebagai informasi.

4.      Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.      Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain.

6.      Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

B.   KEGIATAN DAN TUGAS-TUGAS KETATAUSAHAAN

Menurut The Liang Gie (1998) kegiatan tatausaha mempunyai peranan pokok,yaitu:

1.      Menghimpun segala keterangan yang di perlukan.

2.      Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan ataupun dalam audio visual secara manual maupun elektronik sehingga dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3.      Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun untuk dapat ddisajikan sebagai informasi.

Mill dan Standingford (1982) menyebutkan delapan tugas tenaga administrasi yaitu:

1.      menulis surat

2.      membaca

3.      menyalin (menggandakan)

4.      menghitung

5.      memeriksa

6.      memilah (menggolongkan dan menyatukan)

7.      menyimpan dan menyusun indeks dan

8.      melakukan komunikasi (lisan dan tertulis).

Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata Usaha sebagai berikut :

1.      Menyusun program kerja tata usaha sekolah

2.      Pengelolaan keuangan sekolah

3.      Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUU

4.      Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah

5.      Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah

6.      Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah

7.      Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K

8.      Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan secara berkala

Tugas-tugas sekolah

1.      Menyusun program kerja ketatausahaan atau administrasi kelancaran (bulanan,triwulan, semesteran dan tahunan) dalam rangka  kegiatan ketata usahaan/ administrasi.

2.      Melaksanakan kegiatan pengelolaan keuangan/dana, sarana, administrasi ketatausahaan, kepegawaian dan statistik sekolah, sesuai dengan petunjuk atau pedoman dan peraturan yang berlaku untuk mencapai tujuan pelayanan administrasi yang baik.

3.      Mengelola tugas rutin ketata usahaan, antara lain: surat menyurat,inventarisasi, dokumentasi atau agenda, pembukuan keuangan, administrai kepegawaian dan sarana; Mengatur dan mendokumentasikan presensi pegawai, penyajian data statistik, pembuatan laporan rutina atau insidental, dan menghimpun data administrasi sekolah;

Sedangkan Menurut Soebroto (1972: 49) Kegiatan Tata Usaha Sekolah terdiri dari :

1.      Administrasi kepegawaian.

2.      Administrasi ketatausahaan

3.      Administrasi Keuangan

4.      Administrasi Barang

5.      Administrasi Kesiswaan

Dalam Administrasi Ketatausahaan perlu disiapkan:

a.       Program kerja tata usaha

Merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung dengan bertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat.

b.      Absensi dan rekap absen guru dan pegawai

Yaitu digunakan untuk mrngetahui kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan jam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan.

c.       Buku agenda masuk keluar yaitu mencatat surat – surat masuk dan keluar.

d.      Buku ekspedisi yang digunakan untuk tanda terima bila mengantarkan surat

e.       Sistem penyimpanan arsip

Yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan sesuai dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk atau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk memudahkan mencari kembali surat yang masuk dan surat yang kelauar dll.

f.       Pemanfaatan SIM/SIN/TIN yaitu untuk mengetahui perkembangan suatu sekolah.

Selanjutnya menurut Baharudin (2004: 217) menambahkan bahwa dalam pelaksanaan kerjanya kegiatan ketatausahaan harus dilakukan secara efisien artinya memiliki tujuan mencapai hasil yang tinggi dari hasil usaha itu dengan cepat dan rapi.

Ada beberapa asas-asas kerja efisien tersebut diantaranya:

1.      Asas Perencanaan meliputi hal-hal yang akan dikerjakan untuk mencapai suatu tujuan.

2.      Asas Penyederhanaan meliputi kegiatan kerja yang selit menjadi mudah, kemudian menghemat pikiran, gerak, jarak dan materi.

3.      Asas Penghematan yaitu mencegah pembiayaan yang mahal dan pemakaian benda berlebihan.

4.      Asas Penghapusan yaitu menghapus kegiatan yang tidak berhubungan dengan hasil kerja.

5.      Asas Penggabungan yaitu menggabungkan pekerjaan yang memiliki persamaan agar dapat dikerjakan dalam satu langkah.

C.  PERAN DAN KEGUNAAN KETATAUSAHAAN

Kegunaan administrasi tata usaha dalam suatu lembaga pendidikan menurut Afifudin (2004:217) adalah sebagai berikut:

1.      Membantu pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan induk untuk mencapai tujuan sekolah

2.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pempinan sekolah, guru-guru atau personal lainnya, terutama untuk keperluan perencanaan, pembuatan keputusan dan pengendalian yang menjadi tugas pokoknya.

3.      Melancarkan perkembangan sekolah sebagai kesatuan yang hidup

D.  PENGAWASAN DALAM KETATAUSAHAAN

Fungsi pengawasan dalam tata usaha ini bertujuan untuk mengawasi dan memeriksa agar apa yang direncanakan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Sedangkan menurut Afifudin (2004: 228) hal-hal yang harus menjadi pengawasan adalah:

1.      Jumlah hasil kerja,

2.      Mutu hasil kerja

3.      Kesungguhan, kerajinan, dan kecakapan para pegawai

4.      Pemakaian uang secara sah dan efisien

5.      Pembelian, penggunaaan, dan pemeliharaan barang perbekalan dengan tepat.

6.      Penataan dan pemakain ruang kerja yang baik

7.      Penggunaan waktu untuk kepentingan yang bersangkutan

8.      Metode kerja.