ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN

PEMBAHASAN

A.  PENGERTIAN ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN

administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Menurut The Liang Gie, Administrasi ket tausahaan adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. pola perbuatan dalam kegiatan ketatausahan meliputi:

1.      Menghimpun segala keterangan yang di perlukan.

2.      Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan ataupun dalam audio visual secara manual maupun elektronik sehingga dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3.      Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun untuk dapat disajikan sebagai informasi.

4.      Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.      Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain.

6.      Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

B.   KEGIATAN DAN TUGAS-TUGAS KETATAUSAHAAN

Menurut The Liang Gie (1998) kegiatan tatausaha mempunyai peranan pokok,yaitu:

1.      Menghimpun segala keterangan yang di perlukan.

2.      Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan ataupun dalam audio visual secara manual maupun elektronik sehingga dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3.      Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun untuk dapat ddisajikan sebagai informasi.

Mill dan Standingford (1982) menyebutkan delapan tugas tenaga administrasi yaitu:

1.      menulis surat

2.      membaca

3.      menyalin (menggandakan)

4.      menghitung

5.      memeriksa

6.      memilah (menggolongkan dan menyatukan)

7.      menyimpan dan menyusun indeks dan

8.      melakukan komunikasi (lisan dan tertulis).

Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata Usaha sebagai berikut :

1.      Menyusun program kerja tata usaha sekolah

2.      Pengelolaan keuangan sekolah

3.      Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUU

4.      Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah

5.      Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah

6.      Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah

7.      Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K

8.      Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan secara berkala

Tugas-tugas sekolah

1.      Menyusun program kerja ketatausahaan atau administrasi kelancaran (bulanan,triwulan, semesteran dan tahunan) dalam rangka  kegiatan ketata usahaan/ administrasi.

2.      Melaksanakan kegiatan pengelolaan keuangan/dana, sarana, administrasi ketatausahaan, kepegawaian dan statistik sekolah, sesuai dengan petunjuk atau pedoman dan peraturan yang berlaku untuk mencapai tujuan pelayanan administrasi yang baik.

3.      Mengelola tugas rutin ketata usahaan, antara lain: surat menyurat,inventarisasi, dokumentasi atau agenda, pembukuan keuangan, administrai kepegawaian dan sarana; Mengatur dan mendokumentasikan presensi pegawai, penyajian data statistik, pembuatan laporan rutina atau insidental, dan menghimpun data administrasi sekolah;

Sedangkan Menurut Soebroto (1972: 49) Kegiatan Tata Usaha Sekolah terdiri dari :

1.      Administrasi kepegawaian.

2.      Administrasi ketatausahaan

3.      Administrasi Keuangan

4.      Administrasi Barang

5.      Administrasi Kesiswaan

Dalam Administrasi Ketatausahaan perlu disiapkan:

a.       Program kerja tata usaha

Merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung dengan bertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat.

b.      Absensi dan rekap absen guru dan pegawai

Yaitu digunakan untuk mrngetahui kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan jam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan.

c.       Buku agenda masuk keluar yaitu mencatat surat – surat masuk dan keluar.

d.      Buku ekspedisi yang digunakan untuk tanda terima bila mengantarkan surat

e.       Sistem penyimpanan arsip

Yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan sesuai dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk atau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk memudahkan mencari kembali surat yang masuk dan surat yang kelauar dll.

f.       Pemanfaatan SIM/SIN/TIN yaitu untuk mengetahui perkembangan suatu sekolah.

Selanjutnya menurut Baharudin (2004: 217) menambahkan bahwa dalam pelaksanaan kerjanya kegiatan ketatausahaan harus dilakukan secara efisien artinya memiliki tujuan mencapai hasil yang tinggi dari hasil usaha itu dengan cepat dan rapi.

Ada beberapa asas-asas kerja efisien tersebut diantaranya:

1.      Asas Perencanaan meliputi hal-hal yang akan dikerjakan untuk mencapai suatu tujuan.

2.      Asas Penyederhanaan meliputi kegiatan kerja yang selit menjadi mudah, kemudian menghemat pikiran, gerak, jarak dan materi.

3.      Asas Penghematan yaitu mencegah pembiayaan yang mahal dan pemakaian benda berlebihan.

4.      Asas Penghapusan yaitu menghapus kegiatan yang tidak berhubungan dengan hasil kerja.

5.      Asas Penggabungan yaitu menggabungkan pekerjaan yang memiliki persamaan agar dapat dikerjakan dalam satu langkah.

C.  PERAN DAN KEGUNAAN KETATAUSAHAAN

Kegunaan administrasi tata usaha dalam suatu lembaga pendidikan menurut Afifudin (2004:217) adalah sebagai berikut:

1.      Membantu pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan induk untuk mencapai tujuan sekolah

2.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pempinan sekolah, guru-guru atau personal lainnya, terutama untuk keperluan perencanaan, pembuatan keputusan dan pengendalian yang menjadi tugas pokoknya.

3.      Melancarkan perkembangan sekolah sebagai kesatuan yang hidup

D.  PENGAWASAN DALAM KETATAUSAHAAN

Fungsi pengawasan dalam tata usaha ini bertujuan untuk mengawasi dan memeriksa agar apa yang direncanakan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Sedangkan menurut Afifudin (2004: 228) hal-hal yang harus menjadi pengawasan adalah:

1.      Jumlah hasil kerja,

2.      Mutu hasil kerja

3.      Kesungguhan, kerajinan, dan kecakapan para pegawai

4.      Pemakaian uang secara sah dan efisien

5.      Pembelian, penggunaaan, dan pemeliharaan barang perbekalan dengan tepat.

6.      Penataan dan pemakain ruang kerja yang baik

7.      Penggunaan waktu untuk kepentingan yang bersangkutan

8.      Metode kerja.

EKONOMI KERAKYATAN EKONOMI RAKYAT DAN KOPERASI SEBAGAI SOKOGURU PEREKONOMIAN NASIONAL

Ekonomi kerakyatan sesungguhnya telah berlangsung jauh sebelum Indonesia memproklamirkan kemerdekaannya. Pada mulanya adalah Bung Hatta, di tengah-tengah dampak buruk depresi ekonomi dunia yang tengah melanda Indonesia, yang menulis sebuah artikel dengan judul Ekonomi Rakyat di harian Daulat Rakyat (Hatta, 1954). Dalam artikel yang diterbitkan tanggal 20 Nopember 1933 tersebut, Bung Hatta secara jelas mengungkapkan kegusarannya dalam menyaksikan kemerosotan kondisi ekononomi rakyat Indonesia di bawah tindasan pemerintah Hindia Belanda. Yang  yang dimaksud ekonomi rakyat oleh Bung Hatta ketika itu tidak lain adalah ekonomi kaum pribumi penduduk asli indonesia.

"Dalam pasal 33 tercantum dasar demokrasi ekonomi, produksi dikerjakan oleh semua untuk semua di bawah pimpinan atau penilikan anggota-anggota masyarakat. Kemakmuran masyarakatlah yang diutamakan, bukan kemakmuran orang seorang. Sebab itu, perekonomian disusun sebagai usaha bersama berdasar atas azas kekeluargaan. Bangun perusahaan yang sesuai dengan itu ialah koperasi." Dalam kutipan penjelasan Pasal 33 UUD 1945 tersebut, ungkapan ekonomi kerakyatan memang tidak ditemukan secara eksplisit. Ekonomi kerakyatan hanyalah ungkapan lain dari demokrasi ekonomi .

gagasan ekonomi kerakyatan atau demokrasi ekonomi sekurang-kurangnya telah dimulai sejak berlangsungnya perbincangan antara Bung Hatta dan Tan Malaka di Berlin, bulan Juli 1922. Penggalan kalimat Tan Malaka yang berbunyi "produksi oleh semua, untuk semua, di bawah pimpinan berbagai institusi dalam masyarakat" itu tentu mengingatkan kita pada penggalan kalimat yang terdapat dalam penjelasan pasal 33 UUD 1945 sebagaimana dikemukakan tadi. Kemiripan kedua kalimat tersebut secara jelas mengungkapkan bahwa persinggungan Bung Hatta dengan konsep ekonomi kerakyatan setidak-tidaknya telah berlangsung sejak tahun 1922, sejak tahun pertama ia berada di negeri Belanda.

Dalam era 1945 - 1958, gagasan ekonomi kerakyatan cenderung mengalami proses pasang surut. Puncaknya adalah pada terjadinya kudeta 30 September 1965, yaitu yang memicu terjadinya peralihan kekuasaan dari Soekarno kepada Soeharto pada 11 Maret 1966.

Ekonomi Orde Baru

Para teknokrat neoliberal, dengan dukungan penuh dari Dana. Moneter Intemasional (IMF), Bank Dunia, dan negara-negara kreditur yang tergabung daJam Inter Govermental Group on Indonesia (IGGI), silih berganti memimpin perumusan kebijakan ekonomi Indonesia. Terhitung sejak awal Pelita I (1969 -1973), inflasi berhasil dikendalikan di bawah dua digit. Pertumbuhan ekonomi Indonesia berhasil dipacu dengan rata-rata 6,5 persen pertahun. Implikasinya, pendapatan perkapita penduduk Indonesia yang pada 1969 masih sekitar USD 90, lahun 1982 berhasil ditingkatkan menjadi USD 520. Tahun 1997, sebelum perekonomian Indonesia. ambruk dilanda oleh krisis moneter, pendapatan perkapita penduduk Indonesia sudah berhasil ditingkatkan menjadi USD 1,020.

pertengahan 1980-an, keterlibatan kerabat Cendana dalam memperebutkan kue bisnis di Indonesia mulai mencuat ke permukaan menjadi bahan perbincangan umum. Klimaksnya, sebagaimana berlangsung sejak pertengahan 1997, perekonomian Indonesia tiba-tiba ambruk dihantam oleh badai krisis moneter yang ditiupkan.utang dalam dan luar negeri sebesar Rp l.300 trilyun. Di tengah-tengah situasi seperti itu, yaitu dengan berlangsungnya proses sistematis sosialisasi beban ekonomi negara kepada rakyat banyak, kondisi perekonomian rakyat dengan sendirinya terpuruk semakin dalam.

Substansi Ekonomi Kerakyatan.

substansi ekonomi kerakyatan dalam garis besarnya mencakup tiga hal sebagai berikut.

1.       partisipasi seluruh anggota masyarakat dalam proses produksi nasional.

2.       partisipasi seluruh anggota masyarakat dalam turut menikmati hasil produksi nasional.

3.       kegiatan pembentukan produksi dan pembagian hasil produksi nasional itu harus berlangsung di bawah pimpinan atau pemilikan anggota-anggota masyarakat.

tujuan utama ekonomi kerakyatan pada dasarnya adalah untuk meningkatkan kemampuan masyarakat dalam mengendalikan jalannya roda perekonomian. Bila tujuan utama ekonomi kerakyatan itu dijabarkan lebih lanjut, maka sasaran pokok ekonomi kerakyatan dalam garis besarnya meliputi lima (5) hal berikut:

1.      Tersedianya peluang kerja dan penghidupan yang layak bagi seluruh anggota masyarakat.

2.      Terselenggaranya   sistem  jaminan   sosial   bagi   anggota  masyarakat  yang membutuhkan, terutama fakir miskin dan anak-anak teriantar.

3.      Terdistribusikannya kepemilikan modal material secara relatif merata di antara     anggota masyarakat.

4.      Terselenggaranya pendidikan nasional secara cuma-cuma bagi setiap anggota masyarakat.

5.      Terjaminnya kemerdekaan setiap anggota masyarakat untuk mendirikan dan     menjadi anggota serikat-serikat ekonomi.

Urgensi Ekonomi Kerakyatan

            walaupun dalam jangka panjang ekonomi kerakyatan menjanjikan kondisi perekonomian yang lebih berkeadilan, dalam jangka pendek ia adalah ancaman yang sangat serius bagi mereka yang telah merasa sangat diuntungkan oleh sistem ekonomi kapitalis neoliberal.

Berangkat dari substansi dan urgensi sistem ekonomi kerakyatan sebagaimana dikemukakan tersebut, beberapa hal mudah-mudahan kini menjadi lebih jelas, terutama bagi mereka yang selama ini masih ragu-ragu terhadap kemungkinan penyelenggaraan sistem ekonomi kerakyatan di Indonesia.

1.    Sebagai sebuah paham, ekonomi kerakyatan bukanlah sebuah paham yang bersifat apolitis.

2.    Jika dilihat dari segi konstituennya, konstituen utama ekonomi kerakyatan  adalah kelompok masyarakat yang terpinggirkan dalam sistem ekonomi kapitalis neoliberal.

3.    Jika dilihat dari musuh strategisnya, musuh utama gerakan ekonomi kerakyatan terdiri dari para penguasa negara-negara industri pemberi utang, para penguasa negara yang menjadi kaki tangan kepentingan para pemodal besar, dan para pemodal besar domestik yang menghalang-halangi upaya perwujudan sistem ekonomi kerakyatan.

Tantangan Ekonomi Kerakyatan

1.    Dari kelompok masyarakat yang selama ini telah sangat diuntungkan oleh kapitalisme perkoncoan (crony capitalism) yang diselenggarakan oleh Orde Baru.

2.    Dari jaringan kekuatan modal intemasional, khususnya dari kekuatan kapitalisme kasino yang ingin mencengkeram dan menghisap perekonomian Indonesia.

Agenda Ekonomi Kerakyatan

1.    penghapusan sebagian utang luar negeri Indonesia sebagai upaya untuk mengurangi tekanan terhadap belanja negara dan neraca pembayaran.

2.    meningkatkan disiplin pengelolaan keuangan negara dengan tujuan untuk memerangi KKN dalam segala dimensinya.

3.    mendemokratisasikan pengelolaan BUMN.

4.    peningkatan alokasi sumber-sumber penerimaan negara dari pemerintah pusat kepada pemerintah daerah.

5.    pemenuhan dan perlindungan hak-hak dasar para pekerja serta peningkatan partisipasi para pekerja dalam penyelenggaraan perusahaan.

6.    pembatasan penguasaan dan redistribusi pemilikan lahan pertanian kepada para petani penggarap.

7.    pembaharuan UU koperasi dan pembentukan koperasi-koperasi sejati dalam berbagai bidang usaha dan kegiatan.